Tablas de Retención Documental- TRD | My CMS

Componente: Procesos de la Gestión Documental / Subcomponente: Planeación. (Técnica)

PRODUCTO

Tablas de Retención Documental- TRD

NIVELES

DESCRIPCIÓN DEL NIVEL

Inicial

La entidad carece de Tablas de Retención Documental.

Basico

La entidad realiza el proceso de elaboración, aprobación, evaluación y convalidación de las TRD de acuerdo con las etapas establecidas en la normatividad aplicable.

Intermedio

La entidad convalida, registra y adopta en cada una de las dependencias las TRD donde se evidencia que las dependencias inician el proceso de creación y conformación de expedientes para cada una de las series y subseries documentales descritas en ella.

Avanzado1

La entidad realiza seguimiento y control al proceso de implementación y disposiciones finales de las TRD y controla las series documentales mediante gestor documental.

Avanzado2

La entidad realiza mejora mediante el proceso de actualización de las TRD de acuerdo con los momentos establecidos en la normatividad archivística ya que esto le permite mantener la organización documental.

ACTIVIDADES

Para la elaboración de las TRD se deben seguir las etapas descritas
en la Normatividad los cuales son:

Compilación de Información Institucional.
Análisis e interpretación de la información institucional
Valoración documental.
Elaboración de la Tabla de Retención Documental – TRD.
Consultar el Banco Terminológico de Series y Subseries.
Presentación de las Tablas de Retención Documental – TRD para evaluación técnica y convalidación

LINEAMIENTOS

Ley 594 de 2000,
Acuerdo 04 de 2019
Decreto 1080 de 2015
Acuerdo 027 de 2006
Ley 1712 DE 2014

HERRAMIENTAS

Mini Manual TRD

Banco Terminológico de series

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