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Componente: Tecnológico / Subcomponente: Articulación de la Gestión de Documentos Electrónicos

PRODUCTO

Sistemas de información corporativos

NIVELES

DESCRIPCIÓN DEL NIVEL

Inicial

La entidad no ha articulado los sistemas de gestión empresarial, las plataformas de gestión de contenidos o sistemas de información transaccional u operacional con los requerimientos de gestión documental existentes.

Basico

La entidad incorpora lineamientos básicos de los sistemas de gestión empresarial, las plataformas de gestión de contenidos o sistemas de información transaccional u operacional, los cuales involucran:
- Identificación y tratamiento de la información estructurada y la no estructurada
- Normalización de formularios electrónicos
- Identificación de metadatos aplicables a la Gestión Documental
- Clasificación documental
- Controles de acceso a la información

Intermedio

La entidad incorpora lineamientos básicos de gestión documental electrónica para más del 51% de los sistemas de gestión empresarial, las plataformas de gestión de contenidos o sistemas de información transaccional u operacional, los cuales involucran:
- Identificación y tratamiento de la información estructurada y la no estructurada
- Normalización de formularios electrónicos
- Identificación de metadatos aplicables a la Gestión Documental
- Clasificación documental
- Controles de acceso a la información

Avanzado1

La entidad incorpora lineamientos avanzados de gestión documental electrónica menor o igual al 50% de los sistemas de gestión empresarial, las plataformas de gestión de contenidos o sistemas de información transaccional u operacional, los cuales involucran:
- Incorporación de firmas digitales
- Conformación de expedientes electrónicos
- Articulación con el SGDEA
- Esquemas de metadatos

Avanzado2

La entidad incorpora lineamientos avanzados de gestión documental electrónica para más del 51% de los sistemas de gestión empresarial, las plataformas de gestión de contenidos o sistemas de información transaccional u operacional, los cuales involucran:
- Incorporación de firmas digitales
- Conformación de expedientes electrónicos
- Articulación con el SGDEA
- Esquemas de metadatos

ACTIVIDADES

La entidad incorpora lineamientos de gestión documental electrónica en los sistemas de gestión empresarial, las plataformas de gestión de contenidos o sistemas de información transaccional u operacional, los cuales involucran:

  • Identificación y tratamiento de la información estructurada y la no estructurada
  • Normalización de formularios electrónicos
  • Identificación de metadatos aplicables a la Gestión Documental
  • Clasificación documental
  • Controles de acceso a la información- Incorporación de firmas digitales
  • Conformación de expedientes electrónicos
  • Articulación con el SGDEA
  • Esquemas de metadatos

LINEAMIENTOS

Decreto 1080 de 2015 «Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”

Ley 527 de 1999 “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones»

HERRAMIENTAS

AGN. Guía de Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA.

AGN. Guía Técnica para la Gestión de Documentos y Expedientes Electrónicos.

El Archivo General de la Nación – AGN, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos – SNA, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad.

Datos de contacto

Carrera 6 No. 6 – 91 Bogotá D.C., Colombia Teléfono: +57+1 328 2888 Fax:+57+1 337 2019 Horario de Atención: de lunes a viernes de 8 a.m a 5 p.m contacto@archivogeneral.gov.co

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