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Componente: Estratégico / Subcomponente: Planeación de la Función Archivística

PRODUCTO

Sistema Integrado de Conservación - SIC

NIVELES

DESCRIPCIÓN DEL NIVEL

Inicial

La entidad carece del Sistema Integrado de Conservación- SIC

Basico

La entidad elabora el sistema integrado de conservación -SIC, teniendo en cuenta los lineamientos dados por el Archivo General de la Nación.

Intermedio

La entidad implementa el sistema integrado de conservación en articulación con los demás sistemas de la entidad.

Avanzado1

La entidad realiza seguimiento y control al Sistema Integrado de Conservación, a través de sus instrumentos de evaluación.

Avanzado2

la entidad realiza los procesos de mejora al sistema integrado de acuerdo con los hallazgos realizados durante el proceso de control y seguimiento.

ACTIVIDADES

Formulación de los planes del sistema integrado de conservación –
SIC. Deben contener en su estructura los siguientes elementos
mínimos:

  • Introducción
  • Objetivos
  • Alcance
  • Metodología: Actividades, Recursos
  • Cronograma de actividades
  • Presupuesto
  • Gestión de riesgos del plan
  • Anexos

También se deberán contemplar los programas de conservación preventiva que es el conjunto de procesos y procedimientos de conservación aplicables al Plan de conservación documental y al Plan de preservación digital a largo plazo.

Los programas de conservación preventiva son los siguientes:

  • Capacitación y sensibilización
  • Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas
  • Saneamiento ambiental: desinfección, desratización y desinsectación
  • Monitoreo y control de condiciones ambientales
  • Almacenamiento y re-almacenamiento
  • Prevención de emergencias y atención de desastres

LINEAMIENTOS

Ley 594 de 2000 «Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Artículos 46, 47, y 48.

Acuerdo 06 de 2014 «Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI «Conservación de Documentos» de la Ley 594 de 2000″

HERRAMIENTAS

AGN. “Guía para la Elaboración e Implementación del Sistema Integrado de Conservación SIC Componente Plan de Conservación Documental” Bogotá – marzo 2018. 77 p.

AGN. Fundamentos de Preservación a Largo Plazo. Bogotá D.C.; 2018. 55 p.

AGN. Manual Implementación de un programa de Gestión Documental.  PGD. 2014. 59p.

  • NTC-ISO 18492
  • GTC-ISO/TR 18492:2013.

Preservación a largo plazo de la información basada en documentos electrónicos.

  • NTC-ISO/TR 17797:2016. Archivo electrónico. Selección de medios de almacenamiento digital para preservación a largo plazo. NTC – 5921 DE 2008 “Información y documentación. Requisitos almacenamiento de material documental en archivos y bibliotecas”

El Archivo General de la Nación – AGN, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos – SNA, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad.

Datos de contacto

Carrera 6 No. 6 – 91 Bogotá D.C., Colombia Teléfono: +57+1 328 2888 Fax:+57+1 337 2019 Horario de Atención: de lunes a viernes de 8 a.m a 5 p.m contacto@archivogeneral.gov.co

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