Para la implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA, se deben tener en cuenta las siguientes fases:-

• Fase de planeación: Comprende las actividades orientadas a establecer las etapas de desarrollo del proyecto de implementación del SGDEA como proyecto y no como solución tecnológica.
• Fase Análisis: Comprende las actividades orientadas a conocer la estructura general de la entidad y a determinar la necesidad de información desde cuatro perspectivas: organizacional, normativo, tecnológico y documental.
• Fase de Diseño: Define la estrategia de implementación del SGDEA, se hace el desglose de fases y se realiza una proyección generando un análisis de alternativas y soluciones garantizando la adquisición de una solución escalable, interoperable, segura, funcional y sostenible financiera y técnicamente.
• Fase de implementación: Es recomendable hacer la implementación progresiva, garantizando escalabilidad, continuidad e interoperabilidad.
• Fase de evaluación, monitoreo y control: Define las acciones que contribuyen a realizar seguimiento y monitoreo sobre las actividades de cada una de las fases del proyecto, y su avance según su planificación

Decreto 1080 de 2015 «Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”

AGN. Guía de Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA.

AGN. Guía Técnica para la Gestión de Documentos y Expedientes Electrónicos.

Modelo de Requisitos para la Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos

ISO 15489 – 1: información y documentación – gestión de documentos

ISO 15489 – 2: información y documentación. Gestión de documentos. Parte 2. Guía

NTC 16175 – 1: información y documentación. Principios y requisitos funcionales para los registros en entornos electrónicos de oficina. Parte 1: información general y declaración de principios

NTC 16175 – 2: información y documentación: principios y requisitos funcionales para los registros en entornos electrónicos de oficina. Parte 2: directrices y requisitos funcionales para sistemas de gestión de registros digitales/ ICONTEC

NTC-ISO 30301: información y documentación. Sistemas de gestión de registros. Requisitos

NTC-ISO 30302: información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Guía de implantación.

NTC-ISO 18829: Gestión de documentos. Evaluación de implementaciones de ECM/EDR-. Identifica actividades y operaciones que una organización necesita realizar, para evaluar si la información almacenada electrónicamente.