MGDAMGDAMGDAMGDA
  • INICIO
  • ¿QUÉ ES EL MODELO?
  • ESTRUCTURA DEL MODELO
  • COMPONENTES DEL MODELO
  • AUTODIAGNOSTICO
  • DESCARGAS

Componente: Tecnológico / Subcomponente: Tecnologías para la Gestión de Documentos Electrónicos

PRODUCTO

Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

NIVELES

DESCRIPCIÓN DEL NIVEL

Inicial

La Entidad carece de un Sistema de Gestión de documentos electrónicos de archivo que refleje la implementación del modelo de requisitos

Basico

La Entidad se encuentra en proceso de implementación de un Sistema de Gestión de documentos electrónicos de archivo de acuerdo con el análisis organizacional, normativo, tecnológico y documental y el modelo de requisitos.

Intermedio

La Entidad cuenta con un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo para la administración, trámite y preservación de sus expedientes y documentos electrónicos que responde a las necesidades de la Entidad y sus instrumentos archivísticos.

Avanzado1

La Entidad realiza seguimiento y control del funcionamiento del Sistema, recibe documentos de otros sistemas de información, canales virtuales y otros repositorios documentales internos de la entidad.

Avanzado2

La Entidad actualiza el Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo, se integra con otros sistemas de información externos a través de servicios de interoperabilidad e incorpora procesos de mejora continua con base a los indicadores obtenidos que permitan generar resultados con optimización de los recursos empleados.

ACTIVIDADES

Para la implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA, se deben tener en cuenta las siguientes fases:-

  • Fase de planeación: Comprende las actividades orientadas a establecer las etapas de desarrollo del proyecto de implementación del SGDEA como proyecto y no como solución tecnológica.
  • Fase Análisis: Comprende las actividades orientadas a conocer la estructura general de la entidad y a determinar la necesidad de información desde cuatro perspectivas: organizacional, normativo, tecnológico y documental.
  • Fase de Diseño: Define la estrategia de implementación del SGDEA, se hace el desglose de fases y se realiza una proyección generando un análisis de alternativas y soluciones garantizando la adquisición de una solución escalable, interoperable, segura, funcional y sostenible financiera y técnicamente.
  • Fase de implementación: Es recomendable hacer la implementación progresiva, garantizando escalabilidad, continuidad e interoperabilidad.
  • Fase de evaluación, monitoreo y control: Define las acciones que contribuyen a realizar seguimiento y monitoreo sobre las actividades de cada una de las fases del proyecto, y su avance según su planificación

LINEAMIENTOS

Decreto 1080 de 2015 «Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”

HERRAMIENTAS

AGN. Guía de Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA.

AGN. Guía Técnica para la Gestión de Documentos y Expedientes Electrónicos.

Modelo de Requisitos para la Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos

ISO 15489 – 1: información y documentación – gestión de documentos

ISO 15489 – 2: información y documentación. Gestión de documentos. Parte 2. Guía

NTC 16175 – 1: información y documentación. Principios y requisitos funcionales para los registros en entornos electrónicos de oficina. Parte 1: información general y declaración de principios

NTC 16175 – 2: información y documentación: principios y requisitos funcionales para los registros en entornos electrónicos de oficina. Parte 2: directrices y requisitos funcionales para sistemas de gestión de registros digitales/ ICONTEC

NTC-ISO 30301: información y documentación. Sistemas de gestión de registros. Requisitos

NTC-ISO 30302: información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Guía de implantación.

NTC-ISO 18829: Gestión de documentos. Evaluación de implementaciones de ECM/EDR-. Identifica actividades y operaciones que una organización necesita realizar, para evaluar si la información almacenada electrónicamente.

El Archivo General de la Nación – AGN, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos – SNA, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad.

Datos de contacto

Carrera 6 No. 6 – 91 Bogotá D.C., Colombia Teléfono: +57+1 328 2888 Fax:+57+1 337 2019 Horario de Atención: de lunes a viernes de 8 a.m a 5 p.m contacto@archivogeneral.gov.co

Copyright 2020 Archivo General de la Nación
  • INICIO
  • ¿QUÉ ES EL MODELO?
  • ESTRUCTURA DEL MODELO
  • COMPONENTES DEL MODELO
  • AUTODIAGNOSTICO
  • DESCARGAS
MGDA