Para la implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA, se deben tener en cuenta las siguientes fases:-
- Fase de planeación: Comprende las actividades orientadas a establecer las etapas de desarrollo del proyecto de implementación del SGDEA como proyecto y no como solución tecnológica.
- Fase Análisis: Comprende las actividades orientadas a conocer la estructura general de la entidad y a determinar la necesidad de información desde cuatro perspectivas: organizacional, normativo, tecnológico y documental.
- Fase de Diseño: Define la estrategia de implementación del SGDEA, se hace el desglose de fases y se realiza una proyección generando un análisis de alternativas y soluciones garantizando la adquisición de una solución escalable, interoperable, segura, funcional y sostenible financiera y técnicamente.
- Fase de implementación: Es recomendable hacer la implementación progresiva, garantizando escalabilidad, continuidad e interoperabilidad.
- Fase de evaluación, monitoreo y control: Define las acciones que contribuyen a realizar seguimiento y monitoreo sobre las actividades de cada una de las fases del proyecto, y su avance según su planificación
