- Elaborar el procedimiento para el registro, distribución y control de las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas.
- Garantizar el no repudio de las comunicaciones enviadas en soporte físico o electrónico a través de canales propios o tercerizados.
- Elaborar planillas de control de todas las comunicaciones o la utilización de una herramienta tecnológica que controle todo el ciclo documental.
- Establecer una oficina con un equipo responsable de controlar todos los canales autorizados por la entidad para el ingreso y envío de las comunicaciones oficiales.
- Verificar el uso de los formatos y las firmas autorizados para generación y envío de comunicaciones internas y externas.
- Realizar seguimiento de manera manual o automática mediante alertas a todos los responsables del trámite con el fin de dar respuesta dentro de los tiempos establecidos en la Normatividad.
Componente: Procesos de la Gestión Documental / Subcomponente: Gestión y Trámite
PRODUCTO
Registro y Distribución de Documentos (trámite)
NIVELES
DESCRIPCIÓN DEL NIVEL
La entidad carece de un procedimiento que tenga control de las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas además de no contar con un responsable.
La entidad desarrolla manual de procedimientos que establezca el control, seguimiento y consulta de las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas y establece los diferentes canales para ello, además de que se cuente con un responsable de la oficina de correspondencia.
La entidad implementa el manual de procedimientos y cuenta con una herramienta física o tecnológica que controla las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas y permite tener seguimiento sobre los tiempos de respuesta del responsable del trámite y establece canales de consulta.
La entidad cuenta con un gestor documental que controla todas las comunicaciones oficiales recibidas por todos los canales establecidos y notifica electrónicamente a los usuarios internos y externos además controla los tiempos del trámite generando alertas.
La entidad cuenta con un SGDEA que controla toda la distribución documental y el trámite.
ACTIVIDADES
LINEAMIENTOS
Acuerdo 060 DE 2001
Ley 1755 DE 2015
Ley 962 DE 2005
Decreto 1080 de 2015
HERRAMIENTAS
AGN. Manual de archivística primera fase. Guía para la implementación de un Programa de Gestión Documental. Bogotá: 2006.186 p.
AGN. Manual Implementación de un programa de Gestión Documental. PGD. 2014. 59p.
NTC-ISO/TR 18128:2016
