- Desarrollar el programa de reprografía acorde con las necesidades de la entidad que garantice la permanencia de la información a lo largo del tiempo.
- Integrar en este programa las condiciones de digitalización de acuerdo con la finalidad de esta.
- Identificar la herramienta tecnológica acorde con los lineamientos establecidos en la normatividad vigente.
- El comité de gestión y desempeño debe aprobar el proyecto y la adquisición de la herramienta tecnológica.
- Establecer medidas de control que permitan garantizar una captura fehaciente del documento.
- Establezca los procesos de preservación más adecuados para garantizar su recuperación a lo largo del tiempo
Componente: Procesos de la Gestión Documental / Subcomponente: Producción
PRODUCTO
Programa de Reprografía
NIVELES
DESCRIPCIÓN DEL NIVEL
La entidad carece de un programa de reprografía de los documentos que garantice su conservación y consulta.
La entidad da inicio al proceso de elaboración de un programa de reprografía previamente aprobado y avalado por la instancia correspondiente que prioriza y garantiza que la documentación cuenta con un respaldo que permite su recuperación a lo largo del tiempo mediante procesos adecuados de preservación.
La entidad implementa el programa de reprografía el cual contiene las condiciones tecnológicas y técnicas mínimas de reproducción, que garanticen que se realiza con un fin específico y que este proceso debe ser acorde con lo establecido en los instrumentos archivísticos.
La entidad realiza seguimiento y control al programa de reprografía con el fin de poder establecer las acciones que permitan mantener actualizado y de acuerdo con las necesidades reales para cada una de las dependencias.
La entidad realiza seguimiento y control al programa de reprografía con el fin de poder establecer las acciones que permitan mantener actualizado y de acuerdo con las necesidades reales para cada una de las dependencias.
ACTIVIDADES
LINEAMIENTOS
Ley 594 de 2000
Ley 527 de 1999
Decreto 1080 de 2015
Decreto 2527 de 1950
Decreto 3354 de 1954
Directiva Presidencial No. 04 de 2012
AGN-Acuerdo 027 de 2006
Acuerdo AGN 02 de 2014
Acuerdo AGN 03 de 2015
Circular externa AGN 005 de 2012
Circular 002 de 2012
COINFO-Circular 4 de 2010
HERRAMIENTAS
Requisitos mínimos de digitalización Microfilmación uso actual y futuro
Manual fundamentos de preservación a largo plazo
Guía de digitalización a partir de soportes de microfilmación
NTC 5238:2004
NTC 4080:2005
NTC 3723: 2009
NTC 5985:2013
NTC-ISO 15489-1: 2010.
GTC-ISO/TR 15489-2:2012.
