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Componente: Estratégico / Subcomponente: Planeación de la Función Archivística

PRODUCTO

Programa de Gestión Documental - PGD.

NIVELES

DESCRIPCIÓN DEL NIVEL

Inicial

La entidad carece del Programa de Gestión Documental- PGD.

Basico

La entidad se encuentra elaborando el programa de gestión Documental de acuerdo con los lineamientos y metodología definidos por el Archivo General de la Nación.

Intermedio

La entidad implementa y aprueba el Programa de Gestión Documental y en este se incorpora los lineamientos de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida, desde su origen hasta su destino final, también incluye los programas específicos de acuerdo con las necesidades de la entidad.

Avanzado1

La entidad realiza monitoreo y análisis permanente al Programa de Gestión Documental, para garantizar su desarrollo que se materializará en acciones de revisión y evaluación al desarrollo del PGD.

Avanzado2

La entidad realiza mejora continua al Programa de Gestión Documental, cuyo propósito es mantener los procesos y actividades de la gestión documental en continua innovación, desarrollo y actualización.

ACTIVIDADES

Elaboración y contenido del PGD

–  Aspectos Generales:

  • Introducción
  • Alcance
  • Público al cual está dirigido
  • Requerimientos para el desarrollo del PGD: normativos, económicos, administrativos y de gestión del cambio

–  Lineamientos para los Procesos de la Gestión Documental: Planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración

–  Fases de Implementación del PGD: fases de elaboración, fase de ejecución y puesta en marcha, fase de seguimiento y fase de mejora.

La implementación y seguimiento del PGD debe establecerse a corto, mediano y largo plazo, y está bajo la responsabilidad del área de archivo de la entidad en coordinación con la oficina de control interno o quien haga sus veces.

–  Programas Específicos: se establecerán de acuerdo con las necesidades de la entidad, se mencionan los siguientes: Programa de normalización de formas y formularios electrónicos, programa de documentos vitales o esenciales, programa de gestión de documentos electrónicos, programa de archivos descentralizados, programa de reprografía, programa de documentos especiales, plan institucional de capacitación y programa de auditoría y control.

–  Armonización con los Planes y Sistemas de Gestión de la Entidad: Se articula con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, el Plan Estratégico Institucional, el Plan de Inversión, el Plan de Acción Anual, el Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR y con los demás modelos y sistemas de la entidad.

– Anexos:  Diagnóstico de gestión documental, Cronograma de implementación del PGD, Mapa de procesos de la entidad, Presupuesto anual para la implementación del PGD y Referentes normativos.

LINEAMIENTOS

Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos”. Art. 21. Programas de gestión documental.

Decreto 1080 de 2015.- “Decreto Único” Artículos.2.8.2.1.16. Núm. 6 y 10 – 2.8.2.5.8.- 2.8.2.5.10. – 2.8.2.5.11. – 2.8.2.5.12. – 2.8.2.5.13. – 2.8.2.5.14. – 2.8.2.5.15. – 2.8.2.8.1. – 2.8.3.1.2.- 2.8.8.8.1. (literal e).

Ley 1712 de 2014 «Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones» Artículo 15.

HERRAMIENTAS

AGN. Manual Implementación de un programa de Gestión Documental. PGD. 2014. 59p.

El Archivo General de la Nación – AGN, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos – SNA, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad.

Datos de contacto

Carrera 6 No. 6 – 91 Bogotá D.C., Colombia Teléfono: +57+1 328 2888 Fax:+57+1 337 2019 Horario de Atención: de lunes a viernes de 8 a.m a 5 p.m contacto@archivogeneral.gov.co

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