Elaboración y contenido del PGD
– Aspectos Generales:
- Introducción
- Alcance
- Público al cual está dirigido
- Requerimientos para el desarrollo del PGD: normativos, económicos, administrativos y de gestión del cambio
– Lineamientos para los Procesos de la Gestión Documental: Planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración
– Fases de Implementación del PGD: fases de elaboración, fase de ejecución y puesta en marcha, fase de seguimiento y fase de mejora.
La implementación y seguimiento del PGD debe establecerse a corto, mediano y largo plazo, y está bajo la responsabilidad del área de archivo de la entidad en coordinación con la oficina de control interno o quien haga sus veces.
– Programas Específicos: se establecerán de acuerdo con las necesidades de la entidad, se mencionan los siguientes: Programa de normalización de formas y formularios electrónicos, programa de documentos vitales o esenciales, programa de gestión de documentos electrónicos, programa de archivos descentralizados, programa de reprografía, programa de documentos especiales, plan institucional de capacitación y programa de auditoría y control.
– Armonización con los Planes y Sistemas de Gestión de la Entidad: Se articula con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, el Plan Estratégico Institucional, el Plan de Inversión, el Plan de Acción Anual, el Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR y con los demás modelos y sistemas de la entidad.
– Anexos: Diagnóstico de gestión documental, Cronograma de implementación del PGD, Mapa de procesos de la entidad, Presupuesto anual para la implementación del PGD y Referentes normativos.
