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Componente: Procesos de la Gestión Documental / Subcomponente: Planeación. (Técnica)

PRODUCTO

Documentos Especiales

NIVELES

DESCRIPCIÓN DEL NIVEL

Inicial

La entidad carece de medidas que orienten la producción de los documentos en medios especiales, garantizando aspectos legales, funcionales y administrativos, así como acciones particulares para su conservación o preservación de acuerdo con el medio empleado.

Basico

La entidad define en articulación con los instrumentos archivísticos, los medios habilitados para la producción de documentos especiales, garantizando aspectos legales, funcionales y administrativos, así como acciones particulares para su conservación o preservación.

Intermedio

la entidad implementa la identificación de soportes documentales especiales mediante la TRD, TVD e inventarios documentales

Avanzado1

La entidad realiza seguimiento y control a sus documentos especiales y realiza procesos de descripción de acuerdo con normas internacionales y los reproduce en nuevas tecnologías

Avanzado2

La entidad realiza procesos de mejora continua a sus procesos de identificación, producción de documentos especiales y descripción, con el fin de generar mecanismos de tratamiento específico para su conservación.

ACTIVIDADES

  • Elaboración de lineamientos para el manejo y administración de documentos en soportes especiales
  • Tener en cuenta para los documentos especiales lo siguiente:
    • Realizar procesos de referencia cruzada mantener el vínculo archivístico en los expedientes a los que hace parte.
    • Espacios adecuados para su conservación, consulta y que sirvan como soporte probatorio
    • Contar con los mecanismos que permitan la recuperación de la información.
    • Realizar procesos migratorios a nuevas tecnologías.
    • Garantizar su disposición final de acuerdo con lo establecido en los instrumentos archivísticos.

LINEAMIENTOS

Ley 594 Art. 3
Decreto 1080 de 2015 (2000)

HERRAMIENTAS

ISAD G, ISBD(CM) ACR2,
MARC 21, ISO 15511 ISAR CPF
ISO 3166 ISO; AGN.
Hacia un diccionario de terminología archivística. 1997. 140p.
Reglas de Catalogación Angloamericanas.
RCAA. 2ed. Revisada.2003

El Archivo General de la Nación – AGN, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos – SNA, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad.

Datos de contacto

Carrera 6 No. 6 – 91 Bogotá D.C., Colombia Teléfono: +57+1 328 2888 Fax:+57+1 337 2019 Horario de Atención: de lunes a viernes de 8 a.m a 5 p.m contacto@archivogeneral.gov.co

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