- Elaboración de lineamientos para el manejo y administración de documentos en soportes especiales
- Tener en cuenta para los documentos especiales lo siguiente:
- Realizar procesos de referencia cruzada mantener el vínculo archivístico en los expedientes a los que hace parte.
- Espacios adecuados para su conservación, consulta y que sirvan como soporte probatorio
- Contar con los mecanismos que permitan la recuperación de la información.
- Realizar procesos migratorios a nuevas tecnologías.
- Garantizar su disposición final de acuerdo con lo establecido en los instrumentos archivísticos.
Componente: Procesos de la Gestión Documental / Subcomponente: Planeación. (Técnica)
PRODUCTO
Documentos Especiales
NIVELES
DESCRIPCIÓN DEL NIVEL
La entidad carece de medidas que orienten la producción de los documentos en medios especiales, garantizando aspectos legales, funcionales y administrativos, así como acciones particulares para su conservación o preservación de acuerdo con el medio empleado.
La entidad define en articulación con los instrumentos archivísticos, los medios habilitados para la producción de documentos especiales, garantizando aspectos legales, funcionales y administrativos, así como acciones particulares para su conservación o preservación.
la entidad implementa la identificación de soportes documentales especiales mediante la TRD, TVD e inventarios documentales
La entidad realiza seguimiento y control a sus documentos especiales y realiza procesos de descripción de acuerdo con normas internacionales y los reproduce en nuevas tecnologías
La entidad realiza procesos de mejora continua a sus procesos de identificación, producción de documentos especiales y descripción, con el fin de generar mecanismos de tratamiento específico para su conservación.
ACTIVIDADES
LINEAMIENTOS
Ley 594 Art. 3
Decreto 1080 de 2015 (2000)
HERRAMIENTAS
ISAD G, ISBD(CM) ACR2,
MARC 21, ISO 15511 ISAR CPF
ISO 3166 ISO; AGN.
Hacia un diccionario de terminología archivística. 1997. 140p.
Reglas de Catalogación Angloamericanas.
RCAA. 2ed. Revisada.2003
