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Componente: Estratégico / Subcomponente: Planeación de la Función Archivística

PRODUCTO

Política de Gestión Documental

NIVELES

DESCRIPCIÓN DEL NIVEL

Inicial

La entidad carece de la política de gestión documental.

Basico

La entidad se encuentra elaborando la política de gestión documental de acuerdo con los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación.

Intermedio

La entidad implementa la Política de Gestión Documental y en ella se evidencia el compromiso de la alta dirección frente a la gestión documental.

Avanzado1

La entidad realiza seguimiento y control a la Política de Gestión Documental de acuerdo con las herramientas de medición y evaluación previstas por la alta dirección, en articulación con otras políticas para la gestión integral de la información y la documentación.

Avanzado2

La entidad adelanta acciones de mejora continua que pueden derivarse en la actualización de la Política de Gestión Documental.

ACTIVIDADES

Elaboración de la política de gestión documental teniendo en cuenta que el documento debe estar estructurado así:

  • Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades públicas.
  • Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte.
  • Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación.
  • Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad.
  • La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.
  • Incorporar la Política de preservación digital.

LINEAMIENTOS

Decreto 1080 de 2015. “Decreto Único” Arts. 2.8.2.5.6.

Acuerdo 06 de 2014 «Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000» Art.8.

HERRAMIENTAS

  • NTC ISO- 30301 Información y Documentación. Sistemas de gestión de Registros.

El Archivo General de la Nación – AGN, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos – SNA, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad.

Datos de contacto

Carrera 6 No. 6 – 91 Bogotá D.C., Colombia Teléfono: +57+1 328 2888 Fax:+57+1 337 2019 Horario de Atención: de lunes a viernes de 8 a.m a 5 p.m contacto@archivogeneral.gov.co

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