- Elaboración de un plan de trabajo.
- Sensibilización al equipo directivo.
- Recolección y Sistematización de Información.
- Análisis de la información.
- Consolidación de resultados.
- Elaboración de documento diagnóstico que debe contener:
- Introducción
- Objetivos
- Alcance Metodología
- Antecedentes históricos de la entidad
- Medición de los archivos y fechas extremas
- Sistemas de información Análisis de los ocho (8) procesos de la gestión documental
- Evaluación y análisis de aspectos de conservación
- Medición de condiciones ambientales
- Recomendaciones, plan de mejoramiento y ruta de acción
PRODUCTO
Diagnóstico de archivos
NIVELES
DESCRIPCIÓN DEL NIVEL
La entidad carece de diagnóstico integral de archivos.
La entidad se encuentra elaborando el diagnóstico integral de archivos teniendo en cuenta los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación.
La entidad cuenta con el documento diagnóstico integral de archivos el cual incluye los aspectos archivísticos, de administración, conservación, infraestructura y tecnología.
La entidad realiza seguimiento y control al diagnóstico de archivos de acuerdo con las herramientas de medición y evaluación previstas, que garanticen la elaboración de los instrumentos archivísticos.
La entidad realiza procesos de mejora continua al diagnóstico de archivos que generen mecanismos de actualización acorde con los cambios administrativos, normativos y tecnológicos.
ACTIVIDADES
LINEAMIENTOS
Decreto 1080 de 2015. Artículo 2.8.7.1.3. Definiciones. Literal a).
Acuerdo 06 de 2014. “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000″
HERRAMIENTAS
- NTC 5722: 2012. Gestión de continuidad de negocio.
- Pautas para el diagnóstico integral de archivos, (AGN, 2003, pág.83)
