- Desarrollar un protocolo de Diplomática que garantice la identificación de las características internas y externas del documento.
- Tener en cuenta imagen institucional, sellos, logos, colores entre otros.
- Identificar lo más adecuado para la producción de los documentos teniendo en cuenta gramajes del papel, tipo de tintas, firmas responsables para garantizar su conservación o un software que permitan la preservación del documento y su información en el tiempo.
Componente: Procesos de la Gestión Documental / Subcomponente: Producción
PRODUCTO
Medios y Técnicas de Producción
NIVELES
DESCRIPCIÓN DEL NIVEL
La entidad carece de un manual de estilo de comunicaciones escritas y un protocolo para las condiciones diplomáticas del documento (características internas y externas del documento).
La entidad desarrolla un manual de estilo que tiene en cuenta las características internas y externas de los documentos y se rigen por las normas que regulan la producción de documentos que garanticen la conservación y preservación de la información contenida en ellos a lo largo del tiempo.
La entidad implementa el manual de estilo donde se tiene en cuenta el tipo de papel, tintas y medios de reproducción que garantizan, en condiciones adecuadas, la conservación de la información descrita en los documentos, adicionalmente se establecen los requisitos mínimos para los documentos en soporte electrónico que mantenga su autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad a lo largo del tiempo.
La entidad realiza seguimiento y control a los medios y técnicas de producción para todos los soportes documentales, con el fin de establecer falencias a lo establecido en el manual de estilo y aplicar los correctivos necesarios
La entidad realiza procesos de mejora al manual de estilo de acuerdo con el surgimiento de nuevas necesidades detectadas durante el seguimiento y la auto regulación de las diferentes dependencias.
ACTIVIDADES
LINEAMIENTOS
Ley 594 de 2000
Ley 527 de 1999
Ley 1437 de 2011
Decreto Ley 019 de 2012
Ley 1712 de 2014
Decreto 1080 de 2015
HERRAMIENTAS
Manual Implementación de un programa de Gestión Documental. PGD
NTC 4436 de 1998
