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Componente: Administración de Archivos / Subcomponente: Recursos Físicos

PRODUCTO

Infraestructura Locativa

NIVELES

DESCRIPCIÓN DEL NIVEL

Inicial

La entidad carece de una infraestructura locativa adecuada para la custodia de sus archivos.

Basico

La entidad está desarrollando acciones para la adecuación de las instalaciones o espacios destinados para custodia de documentos en sus diferentes formatos, en concordancia con la normatividad existente.

Intermedio

La entidad adecua la infraestructura física, para asegurar la conservación y preservación de sus archivos.

Avanzado1

La entidad realiza seguimiento y control a la adecuación de la infraestructura, con el fin de cumplir con las especificaciones técnicas y normativas.

Avanzado2

La entidad conforme a las mediciones y monitoreo aplicado adelanta acciones de mejora e innova con el fin de garantizar la adecuada conservación y preservación del fondo documental.

ACTIVIDADES

Se elabora el proyecto de adecuación de instalaciones propias o externas que contenga aspectos como:

  • Condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales.
  • Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación y que ofrezca estabilidad.
  • Deben estar situados lejos de industrias contaminantes o posible peligro por atentados u objetivos bélicos.
  • Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural incremento.
  • Elaboración una matriz de riesgos de conservación y preservación documentales.

LINEAMIENTOS

Ley 594 de 2000. “Ley General de Archivos” Art.13. Instalaciones para archivos.

Decreto 1080 de 2015.Tít. II. Cap. V

AGN. Acuerdo 049 de 2000.” Condiciones de edificios y locales destinados a archivos.”

AGN. Acuerdo 050 de 2000. “Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII conservación de documentos”.

AGN. Acuerdo 08 de 2014. “…técnicas y requisitos para la prestación de servicios de los procesos de la función archivística”

HERRAMIENTAS

NTC 11779:2018 Información y Documentación. Requisitos para el almacenamiento de material documental

BS 5454: 2000. Recomendaciones para el almacenaje y exhibición de documentos de archivo (Reino Unido) exhibición de documentos de archivo (Reino Unido).

Norma ISO 11799 (2015): Información y documentación -Requisitos para el almacenamiento de archivos y bibliotecas

Norma EN 16893 (2018): Especificaciones para la ubicación, construcción y modificación de edificios o salas destinados al almacenamiento o uso de colecciones patrimoniales

El Archivo General de la Nación – AGN, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos – SNA, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad.

Datos de contacto

Carrera 6 No. 6 – 91 Bogotá D.C., Colombia Teléfono: +57+1 328 2888 Fax:+57+1 337 2019 Horario de Atención: de lunes a viernes de 8 a.m a 5 p.m contacto@archivogeneral.gov.co

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