Identificación de los documentos electrónicos (internos y externos) que hacen parte del flujo documental.
Definición de elementos básicos de los documentos electrónicos (tipo de documentos, formatos electrónicos)
Se involucran los siguientes aspectos:
- Los documentos electrónicos cuentan con esquemas de validación y metadatos
- Los documentos electrónicos hacen parte de un expediente electrónico
- Los expedientes electrónicos cuentan con el índice electrónicos y metadatos
Definición del diagrama de Modelado de la actividad, la acción, los participantes y el orden temporal del ciclo de vida de los documentos electrónicos, desde que un documento se crea, se tramita, hasta su disposición final bien sea que se conserve o se destruya.
Definición de fichas de procesos y sus flujos documentales electrónicos asociados para lo cual se debe:
- Analizar las actividades desempeñadas en la entidad y su reflejo en los documentos electrónicos que se producen o reciben.
- Analizar los tipos de documentos y formatos electrónicos que se gestionen en las diversas actividades.
- Analizar el flujo que llevan los documentos electrónicos a través de las áreas de la entidad, prestando especial atención a los momentos en que se transfiere la responsabilidad sobre dichos documentos.
- Recopilar toda la información obtenida en un manual de procedimientos o actividades
