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Componente: Tecnológico / Subcomponente: Articulación de la Gestión de Documentos Electrónicos

PRODUCTO

Gestión de documentos electrónicos en los canales virtuales de atención externos

NIVELES

DESCRIPCIÓN DEL NIVEL

Inicial

La Entidad no ha implementado canales virtuales de atención externa o no ha integrado lineamientos de gestión documental electrónica para el control y almacenamiento de los documentos electrónicos que se gestionan a través de ellos.

Basico

La Entidad se encuentra en proceso de desarrollo de canales virtuales (ventanilla única, portales transversales y sede electrónica) e involucra los siguientes aspectos:
- Identifica los documentos electrónicos (internos y externos) que se tramitan a través de estos canales.
- Define los elementos básicos de los documentos electrónicos (tipo de documentos, formatos electrónicos) que se tramitan a través de estos canales.

Intermedio

La Entidad cuenta con canales virtuales (ventanilla única, portales transversales y sede electrónica) e involucra los siguientes aspectos:
- Los documentos electrónicos cuentan con esquemas de validación y metadatos
- Los documentos electrónicos hacen parte de un expediente electrónico
- Los expedientes electrónicos cuentan con el índice electrónico y metadatos
- Definición de formatos y formularios electrónicos

Avanzado1

la Entidad evalúa periódicamente la articulación de los canales virtuales de atención externa (ventanilla única, portales transversales y sede electrónica) con el SGDEA

Avanzado2

La Entidad evalúa periódicamente la articulación de los canales virtuales con el SGDEA.

ACTIVIDADES

Identifica los documentos electrónicos (internos y externos) teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

  • Define los elementos básicos de los documentos electrónicos (tipo de documentos, formatos electrónicos)
  • Identificar los documentos electrónicos de archivo que se gestionan a través de canales como mensajes, chats, página web, solicitudes.

Identificar los formularios electrónicos de los tramites y alinearlos con el Programa de normalización de formas y formularios electrónicos.

Identificación de documentos electrónicos que se reciben anexos al formulario electrónicos.

Identificación de las solicitudes que se reciben o responden a través de cualquier canal virtual como formulario de tramites, pqrs, dirección electrónica.

Controlar por medio del sistema de radicación las solicitudes que se reciben o responden y articularlos con el SGDEA.

LINEAMIENTOS

Ley 1437 de 2011. “Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”

Decreto 1080 de 2015 «Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”

Decreto 620 de 2020 “Articulo 2.2.17.6.5. Registro de documentos electrónicos”

Decreto 2106 de 2016 “Artículo 16. Gestión documental electrónica y preservación de la información”

HERRAMIENTAS

AGN. Guía de Implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA.

AGN. Guía Técnica para la Gestión de Documentos y Expedientes Electrónicos.

El Archivo General de la Nación – AGN, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos – SNA, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad.

Datos de contacto

Carrera 6 No. 6 – 91 Bogotá D.C., Colombia Teléfono: +57+1 328 2888 Fax:+57+1 337 2019 Horario de Atención: de lunes a viernes de 8 a.m a 5 p.m contacto@archivogeneral.gov.co

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