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Componente: Procesos de la Gestión Documental / Subcomponente: Disposición de Documentos

PRODUCTO

Eliminación de Documentos

NIVELES

DESCRIPCIÓN DEL NIVEL

Inicial

La entidad carece de un proceso de eliminación de los diferentes soportes documentales ya sea destrucción física o electrónica.

Basico

La entidad desarrolla el proceso de eliminación documental o destrucción física o electrónica el cual debe contar con metodologías y criterios para tener en cuenta durante este proceso.

Intermedio

La entidad implementa el proceso de eliminación documental de los diferentes soportes inmersos en las series y subseries teniendo en cuenta la eliminación de información personal, reservada y las disposiciones descritas en los instrumentos archivísticos que previamente fueron convalidados para no incurrir en procesos de destrucción del patrimonio documental y da cumplimiento a la metodología descrita en la norma.

Avanzado1

La entidad realiza seguimiento y control al proceso de eliminación documental y realiza los ajustes necesarios de acuerdo con la normatividad que se vaya a ir generando, además la herramienta tecnológica facilitara la eliminación de los soportes producidos en ese medio.

Avanzado2

La entidad realiza mejoras al procedimiento de eliminación documental teniendo en cuenta las actualizaciones de los instrumentos archivísticos que rigen este proceso.

ACTIVIDADES

  • Desarrollar el procedimiento de eliminación documental
  • Clasificación de la documentación de acuerdo con la reserva.
  • Establecer el mecanismo por el cual se va a realizar la eliminación del soporte físico y electrónico (eliminación segura de documentos electrónicos) y los protocolos de verificación.
  • Elaboración, verificación, publicación y aprobación de los inventarios documentales y el acta de eliminación documental
  • Verificación de la normatividad vigente que sustente el proceso de eliminación

LINEAMIENTOS

Ley 594 de 2000
Decreto 1080 de 2015
Acuerdo 04 de 2019
Circular AGN 001 de 2017.

HERRAMIENTAS

UNE – EN 15713:2010
Norma DIN 32757:19951 ,66399

El Archivo General de la Nación – AGN, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos – SNA, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad.

Datos de contacto

Carrera 6 No. 6 – 91 Bogotá D.C., Colombia Teléfono: +57+1 328 2888 Fax:+57+1 337 2019 Horario de Atención: de lunes a viernes de 8 a.m a 5 p.m contacto@archivogeneral.gov.co

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