- Desarrollar el procedimiento de eliminación documental
- Clasificación de la documentación de acuerdo con la reserva.
- Establecer el mecanismo por el cual se va a realizar la eliminación del soporte físico y electrónico (eliminación segura de documentos electrónicos) y los protocolos de verificación.
- Elaboración, verificación, publicación y aprobación de los inventarios documentales y el acta de eliminación documental
- Verificación de la normatividad vigente que sustente el proceso de eliminación
Componente: Procesos de la Gestión Documental / Subcomponente: Disposición de Documentos
PRODUCTO
Eliminación de Documentos
NIVELES
DESCRIPCIÓN DEL NIVEL
La entidad carece de un proceso de eliminación de los diferentes soportes documentales ya sea destrucción física o electrónica.
La entidad desarrolla el proceso de eliminación documental o destrucción física o electrónica el cual debe contar con metodologías y criterios para tener en cuenta durante este proceso.
La entidad implementa el proceso de eliminación documental de los diferentes soportes inmersos en las series y subseries teniendo en cuenta la eliminación de información personal, reservada y las disposiciones descritas en los instrumentos archivísticos que previamente fueron convalidados para no incurrir en procesos de destrucción del patrimonio documental y da cumplimiento a la metodología descrita en la norma.
La entidad realiza seguimiento y control al proceso de eliminación documental y realiza los ajustes necesarios de acuerdo con la normatividad que se vaya a ir generando, además la herramienta tecnológica facilitara la eliminación de los soportes producidos en ese medio.
La entidad realiza mejoras al procedimiento de eliminación documental teniendo en cuenta las actualizaciones de los instrumentos archivísticos que rigen este proceso.
ACTIVIDADES
LINEAMIENTOS
Ley 594 de 2000
Decreto 1080 de 2015
Acuerdo 04 de 2019
Circular AGN 001 de 2017.
HERRAMIENTAS
UNE – EN 15713:2010
Norma DIN 32757:19951 ,66399
