- Elaboración de lineamientos para la creación y estandarización de los documentos.
- Articulación con el área de planeación o quien haga sus veces.
- Creación de formatos-documentos de acuerdo con las necesidades del procedimiento.
- Definir los formatos electrónicos de los documentos que se reciben y/o producen en la entidad de acuerdo con las necesidades y requisitos del SGDA y la preservación digital a largo plazo
- Identificación de descriptores, Metadatos, firmas manuscritas y firmas electrónicas.
- Elaboración de los flujos documentales que refieren el proceso
- Diseño de formatos que garanticen la conservación, preservación y consulta de documentos e información.
- Identificación de la reserva del documento.
- Articulación con los instrumentos de información.
- Articulación con los instrumentos Archivísticos.
- Análisis de automatización de procesos (SGDEA)
Componente: Procesos de la Gestión Documental / Subcomponente: Planeación. (Técnica)
PRODUCTO
Diseño y Creación de Documentos
NIVELES
DESCRIPCIÓN DEL NIVEL
La entidad carece de procedimientos para el diseño y creación de documentos en atención a los requisitos legales, funcionales propios y la incorporación de aspectos de autenticidad e identificación acorde a los instrumentos archivísticos y de transparencia.
La entidad se encuentra desarrollando los criterios o aspectos previstos en el proceso de planeación del Programa de Gestión Documental, observa el mapa de procesos y flujos documentales para la posterior producción de los documentos en sus diferentes medios.
La entidad implementa lineamientos previstos en el Programa de Gestión Documental, entendidos como la integración de los instrumentos CCD, TRD, para la identificación de las áreas competentes, el SIC para vincular las acciones de conservación y preservación digital. Las Tablas de control de acceso e índice de información clasificada y reservada para garantizar aspectos de reserva y clasificación en su acceso y consulta. Finalmente, a partir del ingreso de los metadatos propiciar su interacción con el SGDEA.
La entidad realiza seguimiento y control a los lineamientos para el diseño y creación de documentos con el fin de validar la aplicación por parte de las dependencias, así mismo, observar que los documentos que vayan a ser producidos se encuentren acordes con los requisitos mínimos legales, funcionales y administrativos.
La entidad realiza procesos de mejora continua a los lineamientos para el diseño y creación de documentos a partir de las validaciones en las dependencias, incorporando ajustes en los casos necesarios bajo la garantía del cumplimiento del contexto administrativo, legal, funcional y técnico y en especial, para la optimización de la gestión de la información y la documentación
ACTIVIDADES
LINEAMIENTOS
Ley 1712. Titulo. I.Art.3 (2014)
Ley 1437 de 2011
Decreto 1080 Arts. 2.8.2.5.7.
2.8.2.5.7 2.8.2.5.9.( 2015).
Decreto 1499 de 2017
HERRAMIENTAS
Modelo de requisitos para un SGDEA
Guía Técnica Gestión de documentos
NTC-ISO 30300
NTC 4436:1998
NTC 5397:2005
NTC GP 1000:2009.
NTC-ISO 15489-1:2010
