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Componente: Tecnológico / Subcomponente: Tecnologías para la Gestión de Documentos Electrónicos

PRODUCTO

Digitalización

NIVELES

DESCRIPCIÓN DEL NIVEL

Inicial

La entidad no cuenta con procedimientos documentados para el desarrollo de actividades de digitalización.

Basico

La Entidad cuenta con procedimientos básicos como alistamiento, escaneo y control de calidad, documentados para el desarrollo de actividades de digitalización.

Intermedio

La Entidad cuenta con procedimientos básicos como alistamiento, escaneo y control de calidad, documentados según estándares técnicos, para el desarrollo de actividades de digitalización.

Avanzado1

La Entidad cuenta con procedimientos técnicos definidos para cada tipo de digitalización existente.

Avanzado2

La entidad adelanta mejora continua en los procedimientos técnicos establecidos, garantizando su actualización permanente.

ACTIVIDADES

Definición de procedimientos de digitalización que contenga:

  • Tipo de Digitalización dentro de los que se encuentran
  • Digitalización con fines de control y trámite
  • Digitalización con fines archivísticos
  • Digitalización con fines de contingencia y continuidad del negocio
  • Digitalización con valor probatorio

Definición de parámetros técnicos de captura de digitalización teniendo en cuenta los requisitos mínimos para:

  • Alistamiento
  • Captura
  • Identificación
  • Control de calidad
  • Almacenamiento
  • Definición de metadatos
  • Técnicas de escaneo
  • Mecanismos tecnológicos de valor probatorio

LINEAMIENTOS

Decreto 1080 de 2015 «Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”

HERRAMIENTAS

AGN. Requisitos Mínimos de Digitalización Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico

AGN. Manual para digitalización de archivos de audio en casete

AGN. Guía de digitalización a partir de soportes en microfilm

ISO TR – 13028 Directrices para la implementación de la digitalización de documentos.

NTC-5985:2013. Información y documentación. Directrices de implementación para digitalización de documentos

El Archivo General de la Nación – AGN, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos – SNA, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad.

Datos de contacto

Carrera 6 No. 6 – 91 Bogotá D.C., Colombia Teléfono: +57+1 328 2888 Fax:+57+1 337 2019 Horario de Atención: de lunes a viernes de 8 a.m a 5 p.m contacto@archivogeneral.gov.co

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