- Elaborar el procedimiento para el registro, distribución y control de las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas.
- Garantizar el no repudio de las comunicaciones enviadas en soporte físico o electrónico a través de canales propios o tercerizados.
- Elaborar planillas de control de todas las comunicaciones o la utilización de una herramienta tecnológica que controle todo el ciclo documental.
- Establecer una oficina con un equipo responsable de controlar todos los canales autorizados por la entidad para el ingreso y envío de las comunicaciones oficiales.
- Verificar el uso de los formatos y las firmas autorizados para generación y envío de comunicaciones internas y externas.
- Realizar seguimiento de manera manual o automática mediante alertas a todos los responsables del trámite con el fin de dar respuesta dentro de los tiempos establecidos en la Normatividad.