- Se elabora el cronograma de transferencias primarias y secundarias teniendo en cuenta los tiempos establecidos en el instrumento archivístico.
- Desarrollar un proyecto para la recepción de documentos históricos tanto físicos como electrónicos y articularlo con el sistema integrado de conservación.
- Desarrollar un proyecto para la transferencia de documentos físicos o electrónicos con carácter reservado (archivo central)
- Desarrollar un proyecto de adecuación de espacios teniendo en cuenta la producción y los soportes documentales a transferir.
- Desarrollar un proyecto de transferencia de documentos en cualquier soporte de valor histórico, cultural o científico de la entidad al archivo histórico de su jurisdicción.
Componente: Procesos de la Gestión Documental / Subcomponente: Transferencias
PRODUCTO
Plan de Transferencias Documentales
NIVELES
DESCRIPCIÓN DEL NIVEL
La entidad carece de plan y cronograma de transferencias documentales tanto físicas como electrónicas.
La entidad inicia la elaboración de un Plan y cronograma de transferencias documentales, primarias y secundarias, donde se tienen en cuenta los tiempos de retención, los diferentes soportes para cada una de las series y subseries establecidos en los instrumentos archivísticos que se encuentran debidamente convalidados.
La entidad implementa el plan y cronograma de transferencias documentales lo articula con otros planes como el de capacitación y documentos especiales entre otros y garantiza las transferencias físicas y electrónicas teniendo en cuenta la política de metadatos.
La entidad realiza control y seguimiento a los cronogramas de transferencias documentales con el fin de identificar que se esté realizando en los tiempos y metodologías definidas en el plan, igualmente garantiza que los documentos producidos o reproducidos en herramientas tecnológicas cuenten con la infraestructura suficiente que garantice los procesos de transferencias primarias o secundarias.
La entidad identifica los requisitos necesarios que debe cumplir para realizar las trasferencias electrónicas secundarias a la entidad territorial o nacional según corresponda.
La entidad realiza procesos de mejora continua al plan y cronograma de transferencias documentales donde se garanticen los recursos y espacios suficientes para su constante crecimiento. y realiza proceso de interoperabilidad con otras instituciones de archivo y culturales.
La entidad realiza transferencias electrónicas secundarias, en cumplimiento de los requisitos del archivo histórico que recibe.
ACTIVIDADES
LINEAMIENTOS
Ley 594 de 2000. Ley General de archivo
Acuerdo 04 de 2019. Procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD
Decreto 1080 de 2015. Reglamento del sector Cultura
HERRAMIENTAS
AGN. Manual Implementación de un programa de Gestión Documental. PGD. 2014
NTC-ISO 13008: Información y documentación. Proceso de conversión y migración de registros digitales
NTC-ISO 14721. Sistemas de datos espaciales y transferencia de información. Sistema de información de archivo abierto (OAIS). Modelo de referencia
