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Componente: Tecnológico / Subcomponente: Tecnologías para la Gestión de Documentos Electrónicos

PRODUCTO

Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos

NIVELES

DESCRIPCIÓN DEL NIVEL

Inicial

La Entidad carece de un documento de Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos

Basico

La Entidad se encuentra en elaboración del Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos conforme a las políticas, procedimientos y prácticas de gestión de documentos electrónicos atendiendo la normativa y las necesidades propias de la Entidad

Intermedio

La Entidad cuenta con la lista de requerimientos funcionales, no funcionales (archivísticos, jurídicos) a través de un modelo de requisitos que exprese las necesidades de cada uno de los flujos de procesos y procedimientos que se van a implementar de forma electrónica a través de la Integración con el SGDEA

Avanzado1

La Entidad realiza seguimiento y control del Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos revisando que las funcionalidades actuales respondan a las necesidades específicas de entidad

Avanzado2

La Entidad revisa el Modelo de requisitos y genera actualizaciones con el fin de mantener la autenticidad, fiabilidad, integridad y la accesibilidad a largo plazo de los documentos, el contexto de producción de los documentos y de los metadatos necesarios asociados a los mismos, evalúa nuevas funcionalidades que surgen a través de la evolución de los flujos, procesos y procedimientos y requerimientos de innovación tecnológica

ACTIVIDADES

Identificación de requisitos funcionales y no funcionales específicos para la Entidad asociados a la gestión de documentos Electrónicos, de tal manera que al aplicarse se debe tener un sistema que gestione los documentos electrónicos con un grado de confianza e integridad óptimo que aborde las necesidades documentales de la Entidad, este modelo debe tener en cuenta como mínimo:

Requisitos Funcionales

  • Clasificación y organización
  • Retención y disposición
  • Captura e ingreso
  • Búsqueda y presentación
  • Metadatos
  • Control y Seguridad
  • Flujos de trabajo

Requisitos no funcionales

  • Rendimiento y escalabilidad
  • Disponibilidad del sistema
  • Normas técnicas
  • Requisitos de carácter normativo y legal
  • Servicios externos y gestión de datos por terceros
  • Preservación a largo plazo y obsolescencia de la tecnología

LINEAMIENTOS

Decreto 1080 de 2015 «Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”

Ley 527 de 1999 «Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones».

HERRAMIENTAS

AGN. Modelo de requisitos para la Implementación de un sistema de Gestión de documentos electrónicos. Bogotá: 2018. [En línea]

El Archivo General de la Nación – AGN, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos – SNA, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad.

Datos de contacto

Carrera 6 No. 6 – 91 Bogotá D.C., Colombia Teléfono: +57+1 328 2888 Fax:+57+1 337 2019 Horario de Atención: de lunes a viernes de 8 a.m a 5 p.m contacto@archivogeneral.gov.co

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