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Componente: Tecnológico / Subcomponente: Tecnologías para la Gestión de Documentos Electrónicos

PRODUCTO

Esquema de Metadatos

NIVELES

DESCRIPCIÓN DEL NIVEL

Inicial

La Entidad no ha identificado metadatos dentro de los documentos electrónicos

Basico

La Entidad cuenta con metadatos que no están normalizados.

Intermedio

La Entidad ha normalizado los metadatos de contenido, estructura y contexto de documentos electrónicos.

Avanzado1

La Entidad ha establecido el esquema de metadatos para la gestión de documentos electrónicos.

Avanzado2

La Entidad mejora y actualiza el esquema de metadatos para la gestión de documentos electrónicos de acuerdo con las necesidades

ACTIVIDADES

Diseño de un esquema de metadatos para la gestión de documentos para lo cual se debe:

  • Identificar los tipos de documentos electrónicos a los cuales se le incorporará los metadatos. (documentos ofimáticos, audio, video, fotografías, entre otros).
  • Establecer los sistemas de gestión y las aplicaciones específicas de la gestión de documentos electrónicos, en donde el esquema de metadatos necesita interactuar.
  • Asociar el esquema de metadatos a iniciativas de interoperabilidad e integración que esté realizando la entidad.
  • Identificar los riesgos que se mitigarán con la implementación de un esquema de metadatos para la gestión de documentos electrónicos.

LINEAMIENTOS

Decreto 1080 de 2015 «Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”

HERRAMIENTAS

AGN. Guía de Metadatos: Guía para la formulación de un esquema de metadatos para la gestión de documentos

NTC-ISO 23081-1:2008. Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1: Principios.

NTC-ISO 23081-2. Información y documentación. Gestión de metadatos para los registros. Parte 2: aspectos conceptuales y de implementación

NTC-ISO 23081-3. Información y documentación. Gestión de los metadatos para los registros. Parte 3: método de autoevaluación.

El Archivo General de la Nación – AGN, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos – SNA, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad.

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